Audit Internal

audit internal

Audit internal masih dipercaya sebagai salah satu cara bagaimana menilai keefektifan berjalannya sistem manajemen mutu apakah sudah berjalan sesuai standar atau belum. Saking pentingnya, bahkan standar ISO 9001 : 2008 mewajibkan adanya prosedur yang mengatur tentang audit internal ini.

Untuk mendapatkan suatu nilai tambah audit internal ini tentunya kegiatan ini harus dilakukan dengan benar, karena tidak jarang pada proses audit internal banyak sekali ditemui adanya apa yang disebut “konspirasi audit”. Biasanya hal ini terjadi jika auditor masih menganut budaya “ewuh pekewuh” karena yang diaudit adalah rekan kerjanya. Apalagi jika kondisinya mereka sudah menjalin pertemanan yang cukup lama. Kondisi ini sepertinya sebenarnya sudah gamblang mengindikasikan pelanggaran2 audit seperti yang tertera dalam petunjuk audit SNI 19 – 19011 – 2005.  Sehingga pada akhirnya pun bisa ditebak, yaitu hasil yang sebenarnya kita harapkan dalam proses audit internal tersebut kurang maksimal.

Klausul 8.2.2 ISO 9001 : 2008 – Audit Internal

Perusahaan melaksanakan audit internal secara periodik untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu :

a. Memenuhi pengaturan yang direncanakan sesuai standar iso 9001 : 2008 dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh perusahaan

b. Diterapkan dan dipelihara secara efektif

Perusahaan merencanakan program audit dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan area yang diaudit, sebagaimana audit yang lalu. Kriteria, lingkup, frekuensi, dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan obyektifitas dan tidak berpihaknya saat proses audit. Auditor tidak diperkenankan mengaudit pekerjaan mereka sendiri.

Perusahaan menetapkan prosedur terdokumentasi untu menentukan tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, penyusunan rekaman, dan pelaporan hasilnya.

Perusahaan memelihara rekaman audit dan hasilnya.

Manajemen perusahaan yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan koreksi dan korektif apapun yang dibutuhkan dilakukan tanpa ditunda untuk menghilangkan ketidaksesuaian dan sumber penyebabnya. Kegiatan tindak lanjut mencakup verivikasi tindakan yang dilakukan dan pelaporan hasil verivikasi.

Panduan audit dapat mengacu pada ISO 19011.

Nb : Panduan audit tersebut bisa juga digunakan untuk audit internal ataupun audit eksternal.

Klausul 4.1 ISO 9001 : 2008 – Umum

pendekatan proses

klausul 4.1 iso 9001 - 2008

Jika membahas klausul 4.1 iso 9001 : 2008 ini sepertinya kita harus pahami dulu yang namanya proses. Definisi proses adalah suatu aktivitas yang merubah input menjadi output. Sedangkan definisi sistem adalah adalah kumpulan dari berbagai proses yang bergabung menjadi satu.
Sedangkan definisi proses itu sendiri menurut iso 9000 sendiri adalah “kumpulan aktivitas yang saling berhubungan dimana merubah input menjadi output”

Sistem adalah kumpulan dari proses proses tersebut menjadi satu.
Aplikasi suatu sistem dari proses dalam suatu perusahaan, beserta identifikasi dan ineraksi dari proses2 tersebut dan pengelolaannya bisa disebut sebagai pendekatan proses.

Didalam klausul 4.1 ISO 9001 : 2008 pertama tama perusahaan harus mengidentifikasi proses2 yang diperlukan untuk menerapkan sistem manajemen mutu iso 9001 : 2008. Karena setiap perusahaan adalah unik, maka proses tersebut mungkin berbeda antara 1 perusahaan dengan perusahaan lainnya. Untuk suatu industri manufakturing bisa jadi proses2 tersebut terdiri dari proses penanganan order, pengadaan barang, control terhadap bahan baku, perencanaan produksi, pengiriman barang, proses HRA, pemeliharaan mesin dll. Untuk menggambarkan interaksi dari proses2 tersebut bisa dengan menggunakan model kotak dan garus panah (bagan).

Setelah proses2 tersebut ditetapkan, klausul 4.1 Iso 9001 : 2008 juga mempersyaratkan bahwa proses2 tersebut harus bisa diukur dan dianalisa untuk mengetahui seberapa jauh hasil yang dapat dicapai dan tentunya untuk memantau apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan yang direncanakan atau tidak, perusahaan harus mengendalikan serta melakukan langkah2 perbaikan secara terus menerus terhadap proses2 tersebut serta mengambil tindakan2 yang diperlukan.

Persyaratan Klausul 4.1 ISO 9001 : 2008 :

4.1 Persyaratan Umum

Organisasi menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki efektifitasnya sesuai persyaratan standar internasional ISO 9001 : 2008 dengan cara sebagai berikut :

a. Organisasi menentukan semua proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan menerapkannya di seluruh perusahaan.

b. Organisasi Menetapkan urutan dan interaksi antar proses-proses tersebut.

c. Organisasi menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun pengendalian proses berjalan secara efektif.

d. Organisasi memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk memdukung operasi dan pemantauan proses-prosesnya.

e. Organisasi memantau, mengukur, dan menganalisis semua proses-proses tersebut melalui internal audit dan perhitungan statistik.

f. Organisasi menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan melakukan peningkatan berkelanjutan dari proses-proses tersebut.

Organisasi mengelola setiap proses sesuai yang dipersyaratkan ISO 9001 : 2008 dan memastikan adanya kendali pada proses yang diserahkan kepada pihak lain yang mempengaruhi kesesuaian produk terhadap persyaratan. Bagaimana cara pengendalian untuk proses tersebut dinyatakan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008.

Semoga bermanfaat.